有数百种ERP 系统可供选择，其功能、优点、缺点、适用性和价格各不相同。虽然系统选择似乎令人畏惧，但系统的ERP 系统比较流程可以指导您的团队在合理的时间内做出正确的决定。更快地受益于现代ERP 系统，并在数字世界中更有效地竞争。

一旦公司决定更换原有的ERP管理系统，第一步就是组建一个项目团队来推动ERP软件的比较、选择和实施过程。该团队在此阶段通过制定初始计划—— 开始工作，这实际上更像是总体战略。 ERP供应商选择流程可概括为以下五个步骤：

1.ERP需求定义

您需要向潜在的ERP 提供商介绍您的组织以及他们对正确配置、打包和定价的解决方案的需求。首先确定讲述您公司故事的关键在线资源，例如产品演示和博客。以一般方式描述您的业务及其流程，而不是创建一长串特定要求和流程。

告诉潜在供应商您的业务规模、活动和交易量、各种流程的复杂性以及任何独特的特征或因素。专注于为您的企业带来竞争优势的流程和要求。这些是未来系统之间的区别，您将仔细了解每个系统如何配置以支持这些独特的流程和功能。让合适的人加入您的项目团队。需求规范是一项艰苦的工作。它要求团队成员忠于组织、了解公司并有时间致力于项目。避免与充满激情但缺乏经验的个人组成团队的诱惑。

2. ERP 征求建议书

下一步涉及发出邀请以回复选定的一组供应商。您应发出的邀请数量会有所不同——，但请记住，您需要仔细检查发出的每个邀请。经验表明，潜在提供者的数量越少、提供的信息越详细，反应就越好。最好为您的候选名单确定十几个（或更少）最佳候选人。经验表明，潜在提供者的数量越少、提供的信息越详细，反应就越好。

作为回应，ERP 供应商应该提供一个系统，提供必要的功能和特性来满足您确定的需求。这些提案还将包含有关他们的公司、产品、业务经验、他们将为您的实施投入的资源以及旨在赢得您的信任（从而赢得您的业务）的其他信息。那么，您如何确定十几个（或更少）候选人来重点关注您的选拔工作呢？如何将数百家ERP 供应商的名单缩减为少数几个？开始阅读以“ERP 成功案例”为特色的行业出版物。 （请注意，这些出版物可能不会告诉您有关困难或失败的信息，因此请正确看待这些信息）。利用您的行业联系人（例如协会和商业团体）来确定最近可能有选择和实施ERP 经验的其他专业人员。

还有许多在线目录、选择工具和系统选择服务，可以帮助您识别具有您需要的功能和/或具有您所在行业经验的软件。如需个性化建议，您可以与会计师事务所的咨询部门签订合同，或者在您所在地区和/或您的行业中寻找独立的咨询资源。请务必检查他们的背景和从属关系，以确保他们真正独立，不隶属于一个或多个ERP 提供商。

您可以选择包含某些因其他原因感兴趣的ERP 系统供应商。也许您的一个或多个较大且更重要的客户使用ERP 系统，并鼓励您使用相同的系统。或者，您的公司可能是在给定ERP 平台上进行“标准化”的大型企业或行业集团的一部分。获取推荐供应商的建议，并在做出决定时对所有建议进行公平、公正的评估。

3. 初剪ERP评价

评估分两个阶段进行。在第一阶段，将评估所有提案，以确定它们与您的环境和要求的匹配程度，如RFP 中所述。此时的目标是消除那些不符合您标准的人，并对那些看起来合适的人进行排名。结果是最佳建议的简短列表。这些，也只有这些，将在最终选择之前接受详细的评估。

如果您有很多回复需要审查，则细节往往会变得模糊，从而很难记住哪些RFP 回复特别强（或弱）以及在哪些领域。数字评级量表可以帮助您让事情步入正轨并记录您的决策过程。以下是一些可以在此文档步骤中为您提供帮助的更多提示：

设置表格或电子表格，以便审阅者可以根据您在RFP 中指定的关键标准对每个提案进行评分。让每个审阅者为每个评估标准分配一个数字等级（等级可以是一到十、一到五、一到三或您认为合适的任何粒度级别）。您可以拥有任意数量的审阅者。

留出评论和有关后续回复的任何问题的空间。您可能希望在此阶段要求澄清或等待入围提案得到详细评估。根据功能或流程对您的业务的重要性为每个标准分配权重。

将每个评审员给出的分数乘以每个标准的权重，然后计算每个供应商的总分。大多数时候，会有一些人排名靠前，一群人排名靠后，还有一些人没有晋级。您现在应该有一个候选名单——，最好是三到五个候选人——用于最终评估。

4.ERP对比及详细评价

一旦确定了三到五名决赛入围者，就可以开始验证他们的声明并验证参考资料。如何开始ERP 评估：

与每个潜在供应商取得联系并告诉他们好消息：他们在候选名单上！

在某些情况下，您还可以要求他们完善他们的建议。

与系统的现有用户交谈（或拜访），最好是在您所在行业（或类似市场）并且接近您公司规模的用户。

如果供应商未提供参考信息，请确保提供参考信息。

5、ERP选型与签约

完成详细评估后，您可能会发现两到三个供应商符合您的标准。选择您认为最能满足您当前和未来需求的——，但也不要忽视其他的。相反，让他们知道他们很合适，但不是你的第一选择；如果您与最佳候选人的谈判没有按计划进行，这将为您打开大门。现在您可以开始与最佳候选人谈判合同细节。大多数公司都知道这一步“应该如何运作”。但与ERP 评估和选择过程中的其他步骤一样，您可能会在这里遇到一些意外。

在谈判中权力就在你这边。然而，最好将供应商视为贵公司未来成功的合作伙伴，而不是谈判中的对手。目的是达成一项公平的协议，激励双方建立系统并有效运行。系统实施和持续支持的每个方面都应该进行讨论和记录——，详细说明价格、负责人以及在某些情况下需要多长时间。合同内容很多，包括（但不限于）：

硬件和软件的初始购买、租赁或许可

实施硬件和软件（具体说明什么是“实施”）

会议室试点费用及时间（软件付费前后）

初始和持续培训费用

硬件和软件的持续维护支持（以及级别）

数据转换和集成到其他系统

网络和安全

定制（初始版本和未来版本）

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