管理工资是企业主最重要的职责之一，但不一定是压力最大的。有了正确的薪资系统，雇主就可以高枕无忧，有更多时间专注于发展业务。

什么是工资计算系统？

简而言之，工资系统是雇主向雇员支付工资的过程。这也是他们展示对员工的承诺、履行对政府机构的义务以及保持财务记录井然有序的方式。

为什么工资计算系统很重要？

薪资是任何企业的重要组成部分，因为它有助于提高员工敬业度和法规遵从性。如果没有有效、准确的方式来支付员工工资、存款和报税以及保存记录，雇主可能会面临工资索赔和昂贵的处罚。

工资计算系统有哪些功能？

为了成功过渡工资计算的每个阶段，通常需要以下功能、关注细节并密切关注不断变化的法规。如果需要附加功能，可以通过低代码技术添加自定义功能。

计算员工工资

雇主必须通过工资系统的时间表或考勤软件准确跟踪非豁免雇员每个工作周的工作时间，以便正确计算工资。对于受薪员工来说，时间跟踪不太重要，因为他们的总工资是年薪除以日历年的发薪期数的乘积。然而，一些非豁免员工可能会赚取工资，在这种情况下，必须跟踪他们的工作时间，以确保按照法律要求支付任何加班费。在计算出每位雇员的工资总额后，雇主必须处理某些工资扣除问题，包括： 税款，雇主根据雇员的扣缴证明和应税工资总额代扣税款；自愿扣除，雇主可以扣除退休计划缴款、健康或人寿保险费或工会会费，但需要雇员的书面授权；对于强制扣除，雇主通常会收到政府机构或法院的正式命令，通知他们必须扣缴税款、子女抚养费或其他工资扣押。当从工资总额中减去所有扣除额后，结果就是员工的净工资或实得工资。

处理工资税

用人单位必须从职工工资中计算扣除五项社会保险和一项住房公积金。工资计算系统会自动计算。确切金额基于当前税率和每位员工的表格、员工预扣税证明。雇主还需要将员工的缴款与社会保障和医疗保险相匹配。

遵守工资记录保存要求

政府机构要求雇主保存每位员工的工资记录，可以随时在工资系统中查看。这些信息通常包括：姓名和职业、地址、社会安全号码、员工工作周开始的日期和时间、每天和每周的工作时间、员工工资的基础、固定时薪、每日或每周的毛收入、加班费每个工作周的收入、工资总额、工资扣除、申请的津贴、净工资、每次付款日期及其涵盖的付款期限、预扣税款。所有其他记录必须根据适用于企业的各种法律保留。

为员工提供工资单

出于透明度目的，大多数要求企业在支付员工工资时向其提供工资单。通常，必须显示每个工资周期的工资率、工作时间、工资总额、净工资和扣除额。计算结果可以通过工资系统打印，此外，还有法律规定电子工资单的交付以及员工如何访问它们。

使用工资计算系统有什么好处？

试图成为薪资专家是一个艰巨的过程，企业主改进产品或服务的空间很小。这就是许多人依赖薪资软件的原因，该软件可以节省他们的时间并为他们提供其他主要好处，例如：

准确的计算

工资系统自动化有助于确保工资计算、工资扣除和税收的正确性。

合规协助

一些薪资软件提供商使用薪资系统来通知雇主可能影响其业务的就业或税务法规的变化。

访问税表

雇主可以通过其工资系统轻松访问重要的税务文件等。

灵活的支付

除了传统的薪资之外，薪资系统通常还可以容纳其他付款方式，例如直接存款和支付卡。

详细的记录保存

许多薪资系统都会创建包含各种薪资记录的员工文件，这些记录可以聚合和下载以满足监管要求。

员工自助服务

通过工资系统移动应用程序或计算机，员工可以编辑个人信息、更改扣除额、提交预扣税信息、查看工资单等。

减少工资错误

薪资系统时间跟踪和人力资源程序集成的薪资软件减少了重复的数据输入，从而有助于防止错误。

自动警报

许多薪资系统提供工作流程通知。当软件检测到数据输入错误时（如果配置），它可以向用户发送警报，以便他们可以在处理工资单之前进行更正。

如何选择合适的工资计算系统

适当的薪资系统通常提供准确、及时的薪资处理和税务申报服务，通常由专业知识和集成技术支持。为了找到这样的解决方案，企业主应该问以下问题：

成本是否符合预算或预期增长？

财务资源最少的小型企业组织可以选择薪资系统来实现基本薪资功能，而预期增长的组织可能愿意为强大的功能支付更多费用。

提供商的声誉和经验水平如何？

信誉良好的薪资提供商往往拥有愿意谈论他们所接受的服务质量的长期客户。供应商在特定行业工作的时间越长，他们就越有可能了解适用的法律和合规问题。

服务的安全性如何？

加密、防火墙、多重身份验证和备份实践对于维护机密性和完整性至关重要。认真对待安全性的薪资提供商通常可以展示这些措施以及他们用于保护数据的任何其他措施。

该软件是否与其他程序兼容？

雇主应确保其薪资提供商提供与时间跟踪、人力资源和任何其他现有计划的无缝集成。

是否含有报告功能？

一些薪资提供商可以帮助确保新员工报告、年度报告和其他文件按时提交给相应的政府机构，并包含所有必需的信息。

工资计算系统如何帮助企业进行工资计算

White Code 灵活且经济的薪资系统解决方案可帮助组织节省时间和金钱，这得益于以下功能：自动薪资和税务计算、用户友好的员工自助服务应用程序、灵活的付款选项—— 薪资、直接存款、支付卡、代表客户扣缴税款、支持合规问题和报告要求、与时间跟踪和人力资源规划轻松集成。

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